Un básico de la buena gestión: La Comunicación

Diseñar un plan de comunicación adecuado se hace cada vez más imprescindible en las empresas actuales que cada día se enfrentan a un entorno más complejo. Es necesario, no sólo para aprovechar las múltiples ventajas de comunicar bien, en tiempo y forma, sino también para evitar las indeseables consecuencias que se pueden producir a causa de una comunicación inadecuada o descontrolada: rumores y malas interpretaciones que generan conflictos, incertidumbre y  arbitrariedad percibida  que generan desmotivación, todo ello debido a la falta de información clara, sencilla y coherente. 

Intentamos sintetizar aquí, algunas de las premisas más importantes a tener en cuenta en el diseño de un plan de comunicación.

OBJETIVOS DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN

Cuando diseñamos un plan de comunicación lo que buscamos es generar valor añadido en la organización, haciendo de la comunicación un instrumento de crecimiento, continuidad y promoción del cambio. Algunos de los objetivos más importantes que se deben perseguir son los siguientes:

          

• Establecer y mantener relaciones con el entorno, proveedores, clientes, accionistas, trabajadores y poner en marcha funciones de planificación, gestión, control y dirección.

• Informar, explicar las decisiones que se toman, los objetivos de la organización, los procedimientos a desarrollar y los resultados obtenidos.

•  Fomentar el diálogo e intercambio de ideas y conocimientos entre diferentes niveles y miembros de la organización.

• Favorecer y apoyar  el éxito de los cambios y transformaciones que ocurran en la empresa.

• Conseguir la identificación con la organización y el compromiso de los diferentes miembros.

DISEÑO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

Algunos de los pasos a seguir  para la elaboración de un el plan de comunicación que favorezca las transiciones y genere un buen estilo comunicativo en la empresa serían:

• Consensuar con la dirección, unas directrices a seguir para conseguir el objetivo propuesto (que puede ir desde la resolución de un conflicto o un proceso de cambio cultural a la implementación de un nuevo plan operativo en cualquiera de sus áreas) y explicitar unos objetivos con los que muestren su firme compromiso y apoyo durante todo el proceso.

•  Análisis y diagnóstico de la situación existente: será necesario realizar una auditoría que nos permita detectar problemas, identificar flujos, tipos de comunicación existentes, los canales y herramientas que se utilizan y las expectativas que tienen las diferentes personas que forman la organización, para así conocer exactamente cuál es el punto de partida.

•  Diseñar el plan de comunicación  estableciendo unos objetivos bien definidos y los medios o acciones que ayuden en su puesta en marcha. Por ejemplo: 

• Diseño y puesta en marcha de talleres informativos sobre los nuevos proyectos: objetivos, transcendencia, aplicación y resultados esperados.
• Determinar las personas responsables en cada área, de canalizar todas las acciones e informaciones y resultados que se vayan produciendo.
• Formación de equipos multidisciplinares de trabajo que generen y desarrollen nuevas ideas sobre como mejorar la comunicación en sus diferentes áreas de influencia y las relaciones entre los diferentes departamentos.
• Difusión de la información y  acciones a desarrollar en los medios tradicionales utilizados hasta ahora, junto con la puesta en marcha de otras herramientas que fomenten la participación y faciliten la emisión y recepción de feedback como el uso de una INTRANET y la puesta en marcha de acciones en redes  y medios 2.0.
• Puesta en marcha de talleres formativos para asimilar las nuevas formas de trabajo y aprender a utilizar las nuevas herramientas de comunicación.

     No debemos olvidar evaluar de manera continua el plan diseñado para poder solucionar las desviaciones y problemas que puedan surgir durante la puesta en marcha y así facilitar, al final del proceso, la consecución de un buen resultado y un impacto positivo en la organización.