Un básico de la buena gestión: La Comunicación

Diseñar un plan de comunicación adecuado se hace cada vez más imprescindible en las empresas actuales que cada día se enfrentan a un entorno más complejo. Es necesario, no sólo para aprovechar las múltiples ventajas de comunicar bien, en tiempo y forma, sino también para evitar las indeseables consecuencias que se pueden producir a causa de una comunicación inadecuada o descontrolada: rumores y malas interpretaciones que generan conflictos, incertidumbre y  arbitrariedad percibida  que generan desmotivación, todo ello debido a la falta de información clara, sencilla y coherente. 

Intentamos sintetizar aquí, algunas de las premisas más importantes a tener en cuenta en el diseño de un plan de comunicación.

OBJETIVOS DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN

Cuando diseñamos un plan de comunicación lo que buscamos es generar valor añadido en la organización, haciendo de la comunicación un instrumento de crecimiento, continuidad y promoción del cambio. Algunos de los objetivos más importantes que se deben perseguir son los siguientes:

          

• Establecer y mantener relaciones con el entorno, proveedores, clientes, accionistas, trabajadores y poner en marcha funciones de planificación, gestión, control y dirección.

• Informar, explicar las decisiones que se toman, los objetivos de la organización, los procedimientos a desarrollar y los resultados obtenidos.

•  Fomentar el diálogo e intercambio de ideas y conocimientos entre diferentes niveles y miembros de la organización.

• Favorecer y apoyar  el éxito de los cambios y transformaciones que ocurran en la empresa.

• Conseguir la identificación con la organización y el compromiso de los diferentes miembros.

DISEÑO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

Algunos de los pasos a seguir  para la elaboración de un el plan de comunicación que favorezca las transiciones y genere un buen estilo comunicativo en la empresa serían:

• Consensuar con la dirección, unas directrices a seguir para conseguir el objetivo propuesto (que puede ir desde la resolución de un conflicto o un proceso de cambio cultural a la implementación de un nuevo plan operativo en cualquiera de sus áreas) y explicitar unos objetivos con los que muestren su firme compromiso y apoyo durante todo el proceso.

•  Análisis y diagnóstico de la situación existente: será necesario realizar una auditoría que nos permita detectar problemas, identificar flujos, tipos de comunicación existentes, los canales y herramientas que se utilizan y las expectativas que tienen las diferentes personas que forman la organización, para así conocer exactamente cuál es el punto de partida.

•  Diseñar el plan de comunicación  estableciendo unos objetivos bien definidos y los medios o acciones que ayuden en su puesta en marcha. Por ejemplo: 

• Diseño y puesta en marcha de talleres informativos sobre los nuevos proyectos: objetivos, transcendencia, aplicación y resultados esperados.
• Determinar las personas responsables en cada área, de canalizar todas las acciones e informaciones y resultados que se vayan produciendo.
• Formación de equipos multidisciplinares de trabajo que generen y desarrollen nuevas ideas sobre como mejorar la comunicación en sus diferentes áreas de influencia y las relaciones entre los diferentes departamentos.
• Difusión de la información y  acciones a desarrollar en los medios tradicionales utilizados hasta ahora, junto con la puesta en marcha de otras herramientas que fomenten la participación y faciliten la emisión y recepción de feedback como el uso de una INTRANET y la puesta en marcha de acciones en redes  y medios 2.0.
• Puesta en marcha de talleres formativos para asimilar las nuevas formas de trabajo y aprender a utilizar las nuevas herramientas de comunicación.

     No debemos olvidar evaluar de manera continua el plan diseñado para poder solucionar las desviaciones y problemas que puedan surgir durante la puesta en marcha y así facilitar, al final del proceso, la consecución de un buen resultado y un impacto positivo en la organización.

EL VALOR DE IMPULSAR EL TALENTO

¿Qué ventajas tiene para la organización saber reconocer, identificar y potenciar el crecimiento profesional  de aquellas personas que saben hacer, quieren hacer y pueden hacer muy bien las cosas?

La respuesta aunque en principio podría parecer complicada, no lo es tanto ya que son muchas las ventajas que se podrían enumerar.  

La primera y más importante es que cuando hacemos que una activo, importante para la empresa por su desempeño y potencial crezca y ocupe posiciones clave en  la organización, esta también crece con él. Esto es así porque con el reconocimiento del trabajo bien hecho conseguimos que las personas reconocidas estén motivadas y se sientan parte importante en la empresa en la que trabajan aumentando así su grado de compromiso y disminuyendo la posibilidad de que se vaya a otra empresa. Esto, además del ahorro en coste de oportunidad que supone perder a una persona con alto nivel de desempeño y productividad, supone también un ahorro en costes de selección, acogida y formación sustancial que provocarían los altos índices de rotación propios de empresas donde las personas no están satisfechas ni se sienten reconocidas en su trabajo.

Otra ventaja sería el reflejo que la gestión del talento y el reconocimeinto de las personas tiene en el resto de la organización ya que con planes de este tipo también conseguimos que el resto de personas que forman parte de la empresa muestren una mayor orientación al logro teniendo un motivo más para trabajar mejor,  lo que influirá en un mayor nivel de productividad y competitividad para la compañía.

En este sentido, observando la realidad actual, vemos que las empresas más competitivas y de mayor éxito son aquellas que mejor se adaptan y para que eso sea posible sus empleados tienen que estar involucrados, motivados y tener la posibilidad de participar en planes de desarrollo profesional, ya que son ellas las que tendrán que ser capaces de afrontar nuevos retos y encontrar otras formas de utilizar sus habilidades para resolver nuevos tipos de problemas.

Finalmente cabe estacar como ventaja importante que los trabajadores que se identifican con la empresa y se sienten parte importante de ella, se comprometen con sus  objetivos en mayor grado; de manera que hacen lo necesario para obtener buenos resultados a la vez que potencian y proyectan hacia el exterior una imagen positiva de la empresa.

Aquí dejo un vídeo de Infoempresario.com donde Lluis Navarro Baquero de Navarro Consultores explica y refuerza lo que aquí se expone.

BUSCANDO LA CUADRATURA DEL CÍRCULO

Después de un pequeño periodo de abandono de este blog (por obligaciones varias, que me han tenido algo ocupada), vuelvo a escribir para comentar un tema que, en teoría, todos los que nos dedicamos a este ámbito conocemos, asumimos y defendemos, pero que en la práctica se desvanece hasta desaparecer… LA IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE RECURSOS HUMANOS.

Hace varios días, en una reunión de trabajo, la persona con la que me entrevistaba me dijo “…necesitamos un profesional de RRHH que esté con un pie en el suelo y otro en las nubes…”

¡¡Sí, Sí, Sí!! pensé yo entusiasmada, mientras iba comentando, de manera más comedida y profesional, las ideas y temas que iban surgiendo. Me emocioné tanto porque, al fin, alguien miraba en la misma dirección que yo. Y es que no entiendo, por qué esto que a mi me parece tan simple, es tan difícil de entender para algunos directivos, a los que su día a día no les deja ver el horizonte y el pensamiento cortoplacista les nubla la visión, la ilusión y las ganas de emprender y avanzar que un día tuvieron…

Hoy, más que nunca, necesitamos creer que hacer las cosas mejor es posible, que no es necesario estar ocho horas sentado mirando a una pantalla para ser productivo… que la gente que piensa, crea, tiene iniciativa, se preocupa y se compromete es la gente que genera valor, es la gente que más rápido se adapta a los cambios y, por tanto, la que hace crecer los proyectos empresariales. Esta creatividad es algo que debemos potenciar, como explica muy gráficamente Helena López-Casares en su artículo “EMPRESAS REDONDAS CON SABOR A FRESA”, y esas son la personas que hay que valorar, a las que debemos dar razones y herramientas para que sigan haciendo lo que hacen, y no castigarlos por tener cosas que decir.

Debemos ser conscientes de que la realidad manda y que los resultados tienen que ser mejor que buenos, no sólo por el bien de la empresa en la que trabajemos sino por nuestro propio bien,  porque en ello nos va el trabajo, la carrera y nuestra calidad de vida.

A veces, deberemos entender y tolerar que las cosas tienen que ocurrir de manera diferente a como nos gustaría o a como creemos que deberían de ser. Esto es así porque jugamos en un campo muy extenso, con muchas reglas, con muchas partes afectadas (stakeholders) y con muchas circunstancias a las que hay que atender y con las que hay pelear, negociar y a las que debemos satisfacer.

Pero es ahí donde reside la importancia y, a la vez, la mayor dificultad de nuestra función como profesionales de Recursos Humanos; y es que debemos vivir en la permanente búsqueda de la cuadratura del círculo, alinear los intereses y objetivos de todas las personas que trabajan en la empresa con los objetivos de la propia organización (esto es el verdadero trabajo en equipo, porque todas y cada una de las partes son fundamentales en el resultado final).

Pero por encima de todo (las cuestiones técnicas se pueden aprender), un profesional de Recursos Humanos debe ser capaz de mirar al futuro demostrando una buena visión de negocio y desarrollando estrategias de gestión y desarrollo de personas que permitan crecer a la organización a la vez que crecen sus integrantes. De la misma manera, debe ser capaz, también, de trabajar “pegado al terreno” y resolver las cuestiones diarias y, seguramente, menos bonitas que afectan a las personas que, directa o indirectamente, están a su cargo.

Para convertir cualquier crisis en una oportunidad, hay que pensar que es posible, confiar en nuestras capacidades y saber ver las de los demás. Esta es nuestra tarea fundamental, porque el principal activo de una empresa son las personas que trabajan en ella.

Esas personas son las responsables de los resultados, y esos resultados pueden mejorar mucho si se gestiona teniéndolas en cuenta, si se es consciente de que la comunicación es clave y que la confianza es difícil de mantener y cualquier rumor puede echar a perder el trabajo de años.…

En definitiva, se trata de trabajar todos a una y de intentar construir empresas con visión de futuro y vocación de permanencia y trascendencia, competitivas y éticas, dónde las personas se sientan parte importante.

Y es que, aunque la cuadratura del círculo sea un problema insoluble hoy, nuestro deber es persistir en la búsqueda y descubrir en el camino una multitud de soluciones aproximadas y alternativas que nos permitan avanzar y evolucionar.