Un básico de la buena gestión: La Comunicación

Diseñar un plan de comunicación adecuado se hace cada vez más imprescindible en las empresas actuales que cada día se enfrentan a un entorno más complejo. Es necesario, no sólo para aprovechar las múltiples ventajas de comunicar bien, en tiempo y forma, sino también para evitar las indeseables consecuencias que se pueden producir a causa de una comunicación inadecuada o descontrolada: rumores y malas interpretaciones que generan conflictos, incertidumbre y  arbitrariedad percibida  que generan desmotivación, todo ello debido a la falta de información clara, sencilla y coherente. 

Intentamos sintetizar aquí, algunas de las premisas más importantes a tener en cuenta en el diseño de un plan de comunicación.

OBJETIVOS DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN

Cuando diseñamos un plan de comunicación lo que buscamos es generar valor añadido en la organización, haciendo de la comunicación un instrumento de crecimiento, continuidad y promoción del cambio. Algunos de los objetivos más importantes que se deben perseguir son los siguientes:

          

• Establecer y mantener relaciones con el entorno, proveedores, clientes, accionistas, trabajadores y poner en marcha funciones de planificación, gestión, control y dirección.

• Informar, explicar las decisiones que se toman, los objetivos de la organización, los procedimientos a desarrollar y los resultados obtenidos.

•  Fomentar el diálogo e intercambio de ideas y conocimientos entre diferentes niveles y miembros de la organización.

• Favorecer y apoyar  el éxito de los cambios y transformaciones que ocurran en la empresa.

• Conseguir la identificación con la organización y el compromiso de los diferentes miembros.

DISEÑO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN

Algunos de los pasos a seguir  para la elaboración de un el plan de comunicación que favorezca las transiciones y genere un buen estilo comunicativo en la empresa serían:

• Consensuar con la dirección, unas directrices a seguir para conseguir el objetivo propuesto (que puede ir desde la resolución de un conflicto o un proceso de cambio cultural a la implementación de un nuevo plan operativo en cualquiera de sus áreas) y explicitar unos objetivos con los que muestren su firme compromiso y apoyo durante todo el proceso.

•  Análisis y diagnóstico de la situación existente: será necesario realizar una auditoría que nos permita detectar problemas, identificar flujos, tipos de comunicación existentes, los canales y herramientas que se utilizan y las expectativas que tienen las diferentes personas que forman la organización, para así conocer exactamente cuál es el punto de partida.

•  Diseñar el plan de comunicación  estableciendo unos objetivos bien definidos y los medios o acciones que ayuden en su puesta en marcha. Por ejemplo: 

• Diseño y puesta en marcha de talleres informativos sobre los nuevos proyectos: objetivos, transcendencia, aplicación y resultados esperados.
• Determinar las personas responsables en cada área, de canalizar todas las acciones e informaciones y resultados que se vayan produciendo.
• Formación de equipos multidisciplinares de trabajo que generen y desarrollen nuevas ideas sobre como mejorar la comunicación en sus diferentes áreas de influencia y las relaciones entre los diferentes departamentos.
• Difusión de la información y  acciones a desarrollar en los medios tradicionales utilizados hasta ahora, junto con la puesta en marcha de otras herramientas que fomenten la participación y faciliten la emisión y recepción de feedback como el uso de una INTRANET y la puesta en marcha de acciones en redes  y medios 2.0.
• Puesta en marcha de talleres formativos para asimilar las nuevas formas de trabajo y aprender a utilizar las nuevas herramientas de comunicación.

     No debemos olvidar evaluar de manera continua el plan diseñado para poder solucionar las desviaciones y problemas que puedan surgir durante la puesta en marcha y así facilitar, al final del proceso, la consecución de un buen resultado y un impacto positivo en la organización.

BUSCANDO LA CUADRATURA DEL CÍRCULO

Después de un pequeño periodo de abandono de este blog (por obligaciones varias, que me han tenido algo ocupada), vuelvo a escribir para comentar un tema que, en teoría, todos los que nos dedicamos a este ámbito conocemos, asumimos y defendemos, pero que en la práctica se desvanece hasta desaparecer… LA IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE RECURSOS HUMANOS.

Hace varios días, en una reunión de trabajo, la persona con la que me entrevistaba me dijo “…necesitamos un profesional de RRHH que esté con un pie en el suelo y otro en las nubes…”

¡¡Sí, Sí, Sí!! pensé yo entusiasmada, mientras iba comentando, de manera más comedida y profesional, las ideas y temas que iban surgiendo. Me emocioné tanto porque, al fin, alguien miraba en la misma dirección que yo. Y es que no entiendo, por qué esto que a mi me parece tan simple, es tan difícil de entender para algunos directivos, a los que su día a día no les deja ver el horizonte y el pensamiento cortoplacista les nubla la visión, la ilusión y las ganas de emprender y avanzar que un día tuvieron…

Hoy, más que nunca, necesitamos creer que hacer las cosas mejor es posible, que no es necesario estar ocho horas sentado mirando a una pantalla para ser productivo… que la gente que piensa, crea, tiene iniciativa, se preocupa y se compromete es la gente que genera valor, es la gente que más rápido se adapta a los cambios y, por tanto, la que hace crecer los proyectos empresariales. Esta creatividad es algo que debemos potenciar, como explica muy gráficamente Helena López-Casares en su artículo “EMPRESAS REDONDAS CON SABOR A FRESA”, y esas son la personas que hay que valorar, a las que debemos dar razones y herramientas para que sigan haciendo lo que hacen, y no castigarlos por tener cosas que decir.

Debemos ser conscientes de que la realidad manda y que los resultados tienen que ser mejor que buenos, no sólo por el bien de la empresa en la que trabajemos sino por nuestro propio bien,  porque en ello nos va el trabajo, la carrera y nuestra calidad de vida.

A veces, deberemos entender y tolerar que las cosas tienen que ocurrir de manera diferente a como nos gustaría o a como creemos que deberían de ser. Esto es así porque jugamos en un campo muy extenso, con muchas reglas, con muchas partes afectadas (stakeholders) y con muchas circunstancias a las que hay que atender y con las que hay pelear, negociar y a las que debemos satisfacer.

Pero es ahí donde reside la importancia y, a la vez, la mayor dificultad de nuestra función como profesionales de Recursos Humanos; y es que debemos vivir en la permanente búsqueda de la cuadratura del círculo, alinear los intereses y objetivos de todas las personas que trabajan en la empresa con los objetivos de la propia organización (esto es el verdadero trabajo en equipo, porque todas y cada una de las partes son fundamentales en el resultado final).

Pero por encima de todo (las cuestiones técnicas se pueden aprender), un profesional de Recursos Humanos debe ser capaz de mirar al futuro demostrando una buena visión de negocio y desarrollando estrategias de gestión y desarrollo de personas que permitan crecer a la organización a la vez que crecen sus integrantes. De la misma manera, debe ser capaz, también, de trabajar “pegado al terreno” y resolver las cuestiones diarias y, seguramente, menos bonitas que afectan a las personas que, directa o indirectamente, están a su cargo.

Para convertir cualquier crisis en una oportunidad, hay que pensar que es posible, confiar en nuestras capacidades y saber ver las de los demás. Esta es nuestra tarea fundamental, porque el principal activo de una empresa son las personas que trabajan en ella.

Esas personas son las responsables de los resultados, y esos resultados pueden mejorar mucho si se gestiona teniéndolas en cuenta, si se es consciente de que la comunicación es clave y que la confianza es difícil de mantener y cualquier rumor puede echar a perder el trabajo de años.…

En definitiva, se trata de trabajar todos a una y de intentar construir empresas con visión de futuro y vocación de permanencia y trascendencia, competitivas y éticas, dónde las personas se sientan parte importante.

Y es que, aunque la cuadratura del círculo sea un problema insoluble hoy, nuestro deber es persistir en la búsqueda y descubrir en el camino una multitud de soluciones aproximadas y alternativas que nos permitan avanzar y evolucionar.

CONOCE TU ENTORNO Y TOMA CONTACTO

Para poder realizar una búsqueda eficaz y fijarnos objetivos realistas, además de conocernos a nosotros mismos, debemos ser conscientes del entorno que nos rodea, ya que es el campo en el que tenemos que librar nuestra batalla particular.

Antes de continuar desarrollando este punto, me gustaría recordar a todos los que están en búsqueda activa de nuevas oportunidades laborales que son necesarias grandes dosis de paciencia y constancia.

Tenemos que insistir y persistir en la búsqueda, no podemos saber de antemano donde estará la oportunidad, pero no debemos de cesar en nuestro empeño y dejar pasar el tiempo sin más. Este es nuestro trabajo ahora y, como escribe Fernando Trias, somos los responsables de buscar y encontrar nuestra buena suerte.

Es importante estar al día en las noticias y conocer lo que pasa a nuestro alrededor para poder tomar decisiones más acertadas teniendo en cuenta la información disponible referente a asuntos económicos, laborales, sociales, del sector o la región que nos interesa etc., ya que todas estas cuestiones nos pueden afectar directa o indirectamente en nuestro proceso de búsqueda y en la obtención de los resultados esperados.

También es muy importante, y esto es algo que solemos pasar por alto, analizar y conocer la situación del mercado laboral (dato actualmente nada alentador), los puestos más solicitados y el tejido empresarial de la zona o zonas donde preferimos trabajar para poder diseñar un plan de acción y establecer metas y prioridades que nos servirán como guía en nuestro proceso.

 

Hay múltiples fuentes a las que podemos recurrir para obtener esta información: Cámaras de comercio, Asociaciones y Colegios profesionales y, sobre todo, Internet, fuente ineludible y barata para recopilar datos del territorio y el sector o la profesión que nos interesa.

Una vez tengamos toda la información necesaria, deberíamos crear nuestro Mapa de Empresas Objetivo y tomar toda la información útil sobre ellas para utilizarlo como instrumento indispensable a la hora de enviar nuestras solicitudes, realizar su gestión y seguimiento y preparar adecuadamente las entrevistas a partir de la información recopilada.

Y por último, pero no menos importante en el análisis de nuestro entorno ya que es una de las mayores fuentes de información y recursos que a su vez nos puede abrir puertas, tenemos la RED DE CONTACTOS o NETWORKING.

Cultivar nuestra red de contactos y hacer uso de ella es la mejor forma de dar a conocer nuestra situación de búsqueda activa y amplificarla, de manera que, cuando surja la oportunidad, puedan hacérnosla llegar y podamos optar a ella.

Hay que tener en cuenta que la mayoría de las ofertas de empleo y las vacantes existentes no se publican en los medios habituales (¿Os suena la famosa frase “…conoces a alguien qué…?”?). Hoy, este aspecto cobra un nuevo y amplio sentido debido a las redes sociales y al crecimiento, funcionalidad y éxito de redes profesionales como LinkedIn, Xing o Viadeo entre otras que desarrollaré en futuros post.

Os dejo este vídeo que trata sobre la importancia del Capital Social y la gestión de nuestra red de contactos.

Hasta pronto...

Observa, analiza, planifica...¡Coge impulso!

Os propongo la lectura de una serie de post más prácticos que los anteriores (aunque se aceptan sugerencias, reflexiones, mejoras…).

En las siguientes semanas expondré una serie de tips o recomendaciones que espero sirvan para hacer más eficaz la búsqueda de nuevos retos y ocupaciones que nos permitan dar un salto cualitativo en aquello que ocupa una gran parte de nuestro día a día; el trabajo y la carrera profesional.

Nunca dejes que nadie te diga que no puedes hacer algo

DÍA 1: CONÓCETE A TI MISMO

Se dice que esta sentencia se hallaba inscrita en alguna parte del Palacio de Delfos en honor al dios Apolo y que a través de ella se pretendía decir a los hombres que fueran conscientes de sus limitaciones y no aspiraran a las cosas propias de los Dioses.

Socrátes utilizó este aforismo en sus enseñanzas dotándolo de un significado más amplio al hacer hincapié en  que sólo a través del conocimiento se llega a la virtud.

Si trasladamos esto al tema que nos ocupa, podemos decir que sólo conociéndonos en profundidad (sin tópicos, sin convenciones, sin vernos en otros) mirándonos en el espejo a solas con nosotros mismos, llegaremos a entender cuales son nuestros verdaderos intereses, necesidades, nuestras verdaderas virtudes y nuestro defectos.

Sólo siendo conscientes de nuestros deseos e intereses reales (que no tienen porque coincidir con lo que se espera o hacen otros), de lo que nos hace “ sentirlos realizados de verdad”, podremos marcarnos metas y objetivos realistas y sinceros que nos hagan evolucionar a la vez que hacemos crecer también a quienes nos encontramos en nuestro camino.

Conociendo nuestras virtudes, identificando nuestros logros y fortalezas podremos potenciarlos y utilizarlos para trabajar en la consecución de las metas que nos hemos marcado.

Y sobre todo sólo siendo conscientes de nuestras debilidades podremos trabajar para convertirlas en fortalezas y hallar nuevas oportunidades de alcanzar nuestros objetivos.

Si para crear y planificar las estrategias de negocio en una empresa realizamos un análisis DAFO  ¿por qué no hacerlo de nosotros mismos?, ¿acaso somos menos complejos que una empresa? ¿acaso las oportunidades vienen a nosotros por si solas?

A veces da vértigo ser sincero y enfrentarse a nuestros propias inquietudes, nuestros defectos, nuestros deseos pero yo creo que, como alguien dijo alguna vez, la suerte está en quién la busca y para buscarla hay que saber identificar las oportunidades que nos harán crecer cuando estás se presenten.

¿por qué no empezar hoy? Comienza a preguntarte para conocerte

Aprender a caminar por "La Nube"

Hoy empiezo este blog con la intención de expresar  y exponer  mi visión, mis ideas y mis preocupaciones sobre los cambios que se están sucediendo en la manera que tenemos de entender las relaciones personales y profesionales entre empresas colaboradoras, proveedores, clientes… y sobretodo en  el área de Recursos Humanos, que conozco especialmente.

A nadie se le escapa que la aparición de las tecnologías 2.0 y su evolución, cada vez más rápida, está produciendo cambios profundos en la forma en la que nos relacionamos a todos lo niveles, en la forma en la que percibimos nuestra realidad; esto requiere el desarrollo y perfeccionamiento de una serie de habilidades que hasta ahora eran necesarias y que hoy son imprescindibles: la flexibilidad, una alta y rápida capacidad de adaptación al cambio, habilidades sociales que nos hagan llegar de manera al resto de nuestros colegas y amigos. Hoy, más que nunca, es necesario hacer marketing de uno mismo y crear una marca personal… es paradójico, que sin la cantidad (y la calidad) de promoción adecuada, el talento pueda perderse entre tanta información disponible. Discriminar lo útil de lo superfluo es otra de las actividades que, cada vez más, debemos potenciar sino queremos que nuestra vida se consuma frente a la pantalla de un ordenador paseando entre cantidades ingentes de información que aportan poco o nada.

Los cambios son tan profundos que las personas que no posean estas cualidades, además de las habilidades y conocimientos propios de la actividad que vaya a desarrollar, quedarán excluidas de una cantidad enorme de información útil, necesaria y relevante para potenciar al máximo su desarrollo profesional, y por tanto personal, ya que ambos están íntimamente ligados.

Y para terminar planteo una reflexión… ¿se extenderá esta nueva forma de ver el mundo a todos los sectores y estratos de población independientemente de edad, profesión, etc…? ¿Puede esta nueva y cambiante forma de ver, entender y relacionarse con el mundo generar un nuevo grupo, una generación de personas analfabetas funcionales que no puedan desenvolverse a un nivel aceptable en esta nueva cultura?.

Desde mi punto de vista es absolutamente necesario que, desde la escuela, se incluyan en en los diseños curriculares y en la propia organización de los centros educativos y se impulse interna y externamente (familiar y socialmente) el aprendizaje de todos estos nuevos conocimientos y habilidades necesarios para el desarrollo  personal y el futuro profesional en la sociedad del siglo XXI.

Para saber más...Web 2.0 y Educación